¿Por qué la gestión por proyectos?
En Lantek hemos establecido una metodología basada en proyectos que se compone de un conjunto específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo común con un alcance, recursos, coste y periodo de tiempo definido.
Fases de un proyecto Lantek
La metodología que aplicamos en Lantek, no difiere en exceso de cualquier otra del mercado. Nuestros proyectos se dividen en 3 fases principales que dan estructura a la planificación final del proyecto.
1- Fase de viabilidad del proyecto
En esta primera fase, el departamento comercial, junto con el de preventa y la oficina de proyectos trazan un primer boceto del alcance del proyecto y tratan de identificar con la información disponible si se cubren a alto nivel las necesidades expuestas por el cliente.
Esta primera fase está basada en analizar si la oportunidad de proyecto reúne todos los condicionantes para poder seguir adelante con la misma. Su objetivo es alinear expectativas iniciales y analizar el encaje a alto nivel de los productos Lantek en los procesos de trabajo del cliente.
2- Recogida de requisitos funcionales
Una vez superada esta fase, empieza la de especificación de requisitos funcionales. Se trata de una fase crucial para el futuro desarrollo del proyecto, puesto que se identifican las necesidades del cliente y se detalla, a través de un proceso iterativo, el futuro funcionamiento del sistema. Este documento marcará el alcance real del proyecto y servirá como documento de apoyo ante cualquier problema para los actores principales del proyecto.
Importancia de la gestión de expectativas
Alinear las expectativas del cliente con respecto al funcionamiento real del sistema es una de las tareas más complejas a las que se enfrenta el equipo de proyecto. Nuestros consultores tratan de transmitir al cliente de una manera clara las funcionalidades de la solución, sus limitaciones y el alcance de todos los procesos de negocio soportados en los productos contratados. A través del documento de especificaciones y las reuniones de definición, se intenta alcanzar este objetivo.
El cliente tendrá un papel fundamental en toda esta fase y deberá de gestionar internamente el cambio en su organización. Un proyecto de implantación de una solución integral como Lantek requiere que la gestión del cambio nazca en la predisposición del cliente a cambiar su forma de trabajo actual. El documento de especificaciones propuesto por el consultor propone metodologías de trabajo basadas en buenas prácticas, que suponen en la mayoría de los casos cambios que mejoran su productividad y afectan a su modo de trabajo actual.
Por ello, la predisposición real del cliente hacia al cambio se convierte en uno de los factores clave que garantizarán el éxito en cualquier proyecto.
3- Despliegue de la solución y cierre del proyecto
Finalmente, el proyecto terminará con la fase de despliegue y cierre del mismo. En esta fase, la formación y el soporte post-instalación desempeñan un papel importantísimo y las sesiones de formación personalizadas buscarán en todo momento mitigar el “impacto” de la nueva solución en el ecosistema de la empresa. Una vez desplegada la solución, el cierre del proyecto se formalizará a través de la firma del documento “Statement of Compliance” en el que se marcan en un checklist todos los puntos acordados en el documento de especificaciones.
A modo de conclusión, como se ha ido repitiendo a lo largo del artículo, resaltaremos la importancia de la fase de especificaciones de requisitos. Esta fase requerirá tiempo y dedicación de todas las partes, puesto que sobre ella girará el resto de las actividades y facilitará que el resultado del proyecto sea un éxito para todas las partes involucradas.
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