Ajusta tu forma de presupuestar a la demanda

Jesús Martínez, Director de Global Project Office de Lantek

Por esta razón, resulta clave a la hora de definir un modelo de presupuestación, elegir bien cómo nos aproximamos al cálculo de estas ofertas, teniendo en cuenta cuáles son nuestras características específicas como negocio y qué tipo de profesionales tenemos a nuestro alcance. Partiendo de esta premisa, estaremos en disposición de seleccionar el software para resolver las ofertas que mejor se adecúen a nuestra actividad.

Si nuestra planta produce piezas de metal con una variabilidad baja, siempre para los mismos clientes o bien de las mismas piezas, podremos ser mucho más predecibles a la hora de presupuestar, nos interesará basar el cálculo del coste de la pieza en la emulación del anidado y el mecanizado que se utilizará en producción. Esta opción consume más tiempo de cálculo y más recursos del sistema, pero en entornos predecibles y repetitivos podemos permitirnos realizarlo de esta forma, ya que el pedido que ejecutaremos en producción será, muy probablemente, exactamente igual al que presupuestamos, o con muy pocas variaciones.

Sin embargo, en entornos de alta variabilidad, flexibles, muy competitivos, con muchos proveedores diferentes y que no están asegurados, en el que es difícil predecir cómo se acabarán produciendo finalmente las piezas que se presupuestan, necesitamos una aproximación al cálculo de presupuestos con un enfoque ágil, que se base en la experiencia previa y que nos permita ir adaptando nuestras ofertas conforme aprendemos dónde están nuestras ventajas.

En este tipo de entornos, el cálculo basado en la experiencia de uso y en los patrones de consumo extraídos de los datos reales de nuestra producción es mucho más realista, eficiente en el consumo de recursos y se obtiene a la velocidad que necesitamos para estar en la bandeja de entrada del cliente antes que nadie. Basándonos en la experiencia adquirida a partir de las operaciones realizadas, podemos calcular de manera precisa, sin socavar el margen y completar con otros pedidos, una configuración eficiente en material.

Elegir uno u otro mecanismo de cálculo es esencial cuando se especifican sistemas de presupuestación y puede ser la clave de tener las ofertas que triunfen en las mesas de nuestros clientes.

Para cualquiera de estas formas de cálculo, será necesario considerar todos los aspectos logísticos y asociados a nuestros procesos productivos (costes adicionales).

También resulta muy conveniente contar con un sistema de tarifas asociadas a cada cliente o tipología de éstos que preserve el trato diferencial que queremos dispensar en función de la relación que tenemos con ellos.

Una vez elegida la aproximación al cálculo del presupuesto y puesto en marcha el sistema de generación de ofertas, la configuración del equipo que realice los cálculos y prepare las ofertas es el siguiente elemento esencial para tener éxito con nuestros clientes.

Tradicionalmente, la fuerza comercial en empresas del metal que precisan ganar ofertas para conseguir sus pedidos suelen ser roles mixtos entre técnicos y comerciales. La parte técnica (recibir o diseñar la pieza, limpiar el dibujo o prepararlo para su uso en el sistema CAM, anidar, depurar el anidado, lanzar a producción los pedidos asociados, etc.) requiere de un perfil técnico con capacidades en ingeniería industrial. La parte comercial (asignación de tarifas, cálculo del coste y del precio, preparación y presentación de la oferta, negociación y cierre del pedido, gestión de urgencias y retrasos, etc.) requiere de un perfil comercial con buenas habilidades para la prospección y la negociación. Encontrar, formar y retener a profesionales que cuenten con ambos perfiles al mismo tiempo es muy laborioso y difícil. Un proceso de reemplazo puede dar al traste con meses de duro trabajo con la cartera de clientes.

El hecho de contar con un sistema de presupuestación adaptado a nuestras características permite especializar a los profesionales y contar con técnicos que se encarguen de la parte exclusivamente técnica y comerciales que trabajen únicamente las ofertas. Esto reduce las necesidades de formación en cada caso y facilita encontrar profesionales adecuados. Incluso sería posible separar geográficamente las dos funciones, o agruparlas según convenga. Mayor flexibilidad y menor esfuerzo de puesta en marcha para los nuevos empleados.

Cuando se dispone de un sistema de presupuestación especializado, incluso es posible automatizar ciertos procesos, personalizando el software para que siga el modelo de cálculo, o disponer de una tienda online integrada con este sistema y que complemente estas funciones, dando disponibilidad 24/7 para la generación de ofertas y ampliando el radio de alcance de nuestro esfuerzo comercial.

Lantek pone a disposición de las empresas del metal los profesionales encargados de estudiar las características de cada empresa e implementar los sistemas software y su configuración de tal forma que dispongamos de un servicio de generación de ofertas tan dinámico y eficiente como sea posible. Con este sistema nos aseguramos de que preservamos y potenciamos nuestras ventajas competitivas y que tendremos muchas más posibilidades de conseguir de los pedidos de nuestros clientes.