Soluciones: Gestión de requisitos adaptativa

Artículo de Jesús Martínez, Director Global de la Oficina de Proyectos

Sé de dónde provengo, cuáles son mis problemas, e intuyo que, a través de esa transformación, que es un proceso disruptivo, puedo descubrir una nueva forma de tener éxito en mi negocio.

Lantek se enfrenta a estas situaciones a diario. Gerentes con muchas ganas de mejorar, pero con un mapa de su negocio incompleto y a veces borroso. Usuarios y gestores de área con muchas carencias detectadas, pero sin la visión 360º que permita encajarlas en ese mapa.

Además, durante la vida del proyecto de transformación, se realizan numerosos descubrimientos, a la luz de las posibilidades que observamos en los sistemas y en los procesos según vamos convirtiéndonos en una nueva empresa. En ocasiones, en las fases últimas del proceso se desvelan elementos clave que no estaban concretados por considerarse inviables y que, a la luz de las nuevas capacidades, se convierten en elementos para llevar la transformación a un nivel aun superior.

En el otro lado y como una situación común que acompaña a estos procesos, la persona encargada de decidir y supervisar la adquisición de la solución que acometa la transformación quiere tener un escenario claro, con hitos muy definidos que se vinculen de forma nítida con los desembolsos, en ocasiones importantes, que conllevan estos procesos.

Es esencial recoger con precisión tanto los requisitos y su grado de incertidumbre en cada momento del proyecto de transformación, como las expectativas de futuro y su alineación realista con las posibilidades a nuestro alcance, y tanto más gestionar su evolución durante la transformación.

Pasos a tener en cuenta para la transformación

Entre los elementos que deberemos definir a priori y que iremos adaptando conforme descubrimos los efectos de la transformación en nuestro negocio podemos destacar:

• Para empezar, tomaremos la decisión sobre la aproximación a la transformación, bien sea iterativa o incremental, en función de las dependencias detectadas entre las diferentes áreas de la empresa y el grado de incertidumbre sobre el destino final de la transformación.
• En una primera aproximación, es esencial plantear las expectativas que tenemos respecto al escenario futuro. Sin conocer si finalmente serán alcanzables o si son razonables siquiera, debemos definirlos con el mayor nivel de detalle posible. Durante el proyecto de transformación, contrastaremos los objetivos que vemos alcanzables con estas expectativas y tendremos que adaptarlas poco a poco a criterios lo más realistas posibles.
• Una vez encuadrado el ámbito de la transformación, describiremos la situación actual, con todos los elementos que participan y su efecto en nuestras operaciones, tanto los positivos como los negativos. Sobre este campo base, empezaremos a construir la transformación. Definiremos requisitos de la situación deseada al más bajo nivel posible, incluyendo aquellas asunciones que la incertidumbre nos obliga para poder avanzar en la definición. También deberemos seleccionar los procedimientos que utilizaremos para verificar y validar que la transformación deseada ha llegado a buen puerto.
• Teniendo definidos los requisitos, determinamos si se permiten cambios durante la ejecución del proyecto de transformación o si se pospondrán para iteraciones o incrementos posteriores. Reducir la incertidumbre según progresa el proyecto es vital para llegar a buen puerto y añadir nuevos requisitos, sobre todo hacia el final del proyecto, puede prolongar y retrasar de forma muy sustancial las fases de verificación, validación y puesta en marcha. Si se toleran cambios durante el proyecto, su adecuada gestión es un elemento de relevancia.
• Finalmente, una vez concluidas las actividades planificadas, comprobaremos que los resultados que se obtienen son los que se especificaron y que las expectativas de transformación se ajustan a ese escenario que nos planteamos inicialmente. Este será el punto de partida para una nueva iteración o incremento que nos lleve un punto más allá en nuestra transformación digital.

El control del ámbito del proyecto de transformación digital es una disciplina crítica para lograr tanto el éxito en la consecución de los objetivos marcados como en la satisfacción de las expectativas de todos los actores involucrados en el proceso. Es necesario comprender la importancia de este aspecto por todas las partes implicadas y entender que es necesario un esfuerzo de adaptación que, aunque puede parecer muy exigente, es la única vía para conseguir la ansiada transformación digital de nuestros negocios de corte de chapa.