Wyobraźmy sobie dwa zakłady blacharskie z takimi samymi możliwościami w zakresie produkcyjności i wydajności, ale z jedną zasadniczą różnicą w sposobie komunikacji, zbieraniu dokumentacji i dostępie do informacji.
Nazwijmy pierwszy warsztat producentem z połowiczną łącznością. Ma on maszyny CAD/CAM i CNC, używane zazwyczaj programy biurowe do kosztorysowania (Excel) i statyczne tablice produkcyjne w warsztacie do programowania. Zarząd zbiera się codziennie, aby omówić stan produkcji, program dnia i inne kwestie będące na porządku dziennym. Operatorzy zakładu chodzą w tę i z powrotem z różnymi papierami.
Drugi warsztat to producent z pełną łącznością. Korzysta z CAD/CAM, systemu realizacji produkcji (MES) i programu do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), za pomocą których programuje i zarządza produkcją i działaniami handlowymi. Jego maszyny są połączone z Internetem, co pozwala na przesyłanie instrukcji i raportów roboczych bezpośrednio do używanego urządzenia sterującego lub mobilnego. Dzięki dostępowi do firmowej bazy danych uzależnionemu od uprawnień pracownicy podejmują decyzje nie na podstawie założeń lub hipotez, ale na podstawie danych z hali produkcyjnej w czasie rzeczywistym.
A teraz wyobraźmy sobie następujący scenariusz. Oba zakłady muszą dokonać obróbki 100 wyciętych laserowo części ze stali miękkiej o wadze 16 g i wymiarach 4 na 2 cale. Klient chce, aby każda część był zgięta pod kątem 90 stopni i zgrzana tak, by utworzyć otwarte pudełko, czyli w sumie 50 pudełek. Na koniec, pudełka muszą być pomalowane proszkowo i wysłane w ciągu pięciu dni. Oba zakłady mogą przetworzyć wszystkie prace zdalnie, z domu pracowników. Przed zamknięciem, w jaki sposób każdy z nich zarządziłby tym zamówieniem, od zapytania ofertowego do jego realizacji?
Klient wybiera producenta poleconego przez osobę trzecią lub znajduje go w szybkim wyszukiwaniu w Internecie. Prosi go o wycenę, wyszczególniając materiał, wymiary i datę dostawy. Dzięki tym informacjom sprzedawca wysyła wiadomość e-mail z prośbą o plik części w celu dokonania dokładniejszej wyceny. Personel jest zajęty i odsyła go po upływie jednego dnia. Gdy dokument jest już u sprzedawcy, ten wysyła go do personelu produkcyjnego, aby planista przeprowadził zagnieżdżanie i obliczył czas i koszt każdej operacji następczej. Mając te informacje, zespół sprzedaży musi następnie porozmawiać z kierownikiem produkcji, aby zobaczyć, jak wygląda obecny harmonogram i jakie zdolności produkcyjne są dostępne. Przed ustaleniem terminu dostawy żądanego przez klienta dział sprzedaży sprawdza, czy towar może zostać wysłany na czas.
Mając wszystkie te informacje, w drugim dniu sprzedawca wysyła wycenę klientowi końcowemu, ale ten ostatni akceptuje ją dopiero trzeciego dnia. Teraz, dwa dni przed datą wysyłki, warsztat musi zaplanować i wyregulować maszyny, aby wprowadzić część do produkcji. Pozostało mało czasu, co może prowadzić do nieoczekiwanych kosztów, jeśli produkcja odbywa się na trzeciej zmianie lub koszty nadgodzin nie są uwzględnione w budżecie.
Klient, niecierpliwiąc się o stan swojego zamówienia, dzwoni do sprzedawcy, który z kolei musi ponownie zadzwonić do kierownika produkcji. Ten idzie do hali produkcyjnej i kontaktuje się z wieloma operatorami w celu zaktualizowania stanu zamówienia, zanim powiadomi sprzedawcę, a ostatecznie klienta.
Klient odkrywa jego sklep poprzez stronę internetową obrazującą jego możliwości i zawierającą nawet internetowy formularz zapytania ofertowego. Klient przesyła zapytanie ofertowe ze wszystkimi niezbędnymi informacjami: kontakt, rodzaj materiału, ilość, działania, termin dostawy oraz wgrany plik DXF. Po wysłaniu tych informacji klient otrzymuje automatyczną wiadomość e-mail z podziękowaniem za jego zapytanie i zapewnieniem, że wkrótce zakład się z nim skontaktuje. W tym samym czasie zapytanie kierowane jest do pracowników sprzedaży i produkcji wraz ze wszystkimi informacjami i dokumentacją części potrzebną do rozpoczęcia kosztorysowania.
Za pomocą podłączonych maszyn i systemów sprzedawca zaczyna generować wycenę, podczas gdy system wykonuje zagnieżdżenia, przydziela działania i sprawdza kolejne harmonogramy na podstawie możliwości wygenerowania kosztu i daty zakończenia. Równolegle zostaje powiadomiony kierownik produkcji w celu sprawdzenia, czy praca może być wykonana. Dzieje się to w ciągu kilku minut, a wycena zostaje wysyłana do klienta w ciągu kilku godzin lub nawet szybciej. Klient sprawdza wycenę i akceptuje ją tego samego dnia, co daje producentowi cztery pełne dni na produkcję.
Klient, również niecierpliwiąc się o jej stan, dzwoni do handlowca, gdy części są w trakcie produkcji. Dzięki maszynom i operacjom połączonym z monitorowaniem hali sprzedawca wybiera zamówienie i widzi dokładnie, w którym momencie produkcji się znajduje.
Zostaje ogłoszony stan wyjątkowy i rozpoczyna się kwarantanna. Branże niepodstawowe musiały zostać zamknięte. Producenci, którzy nie dostarczali produktów dla branż podstawowych, włożyli dużo wysiłku, aby znaleźć sposoby, by utrzymać swoje placówki otwarte oraz zapewnić pracę swoim pracownikom. Ci, których zakłady mogły pozostać otwarte, musieli znaleźć nowe sposoby pracy, przy zachowaniu dystansu społecznego i stosowaniu innych wyznaczonych środków ostrożności.
Trzeba było zapewnić stosowanie odpowiednich systemów, aby firma działała tak normalnie, jak to tylko możliwe. Oznaczało to przeniesienie zarządu, działów sprzedaży, wsparcia i inżynierów poza siedzibę firmy. Kryzys zmusił wszystkich na całym świecie do dostosowania przepływu pracy do siły roboczej pracującej zdalnie. To pozostawiło wszystkim wiele pytań, gdy dostosowywali się do nowej rzeczywistości.
Jak obliczyć zdalną pracę personelu działu sprzedaży, zarządu i inżynierów?
W przypadku producenta z połowiczną łącznością obliczenie pracy jest trudne, zwłaszcza w przypadku odmiennych systemów. Wszyscy obliczają pracę przy użyciu poczty e-mail, arkuszy programu Excel i w ramach komunikacji ustnej, przez telefon lub aplikacje do wideokonferencji. Systemy odłączone od tych obliczeń i planowania sprzyjają brakowi komunikacji międzydziałowej, co może być bardzo szkodliwe. Zlecenia można przyjąć ze stratą lub gdy niemożliwe jest dotrzymanie obiecanego terminu dostawy. Niektórzy pracują zdalnie, a inni w sklepie, wszyscy wykonują wiele telefonów i wysyłają wiele e-maili tylko po to, aby uzyskać aktualizacje statusu.
U producenta z pełną łącznością wszystkie niezbędne strony mogą uzyskać dostęp do odpowiednich informacji stosownie do ich roli. System sprawdza dane firmy i generuje precyzyjne obliczenie czasu produkcji, cen i terminów dostaw. Zapisuje, kiedy każde zadanie zostało wykonane, i przydziela następne właściwej osobie.
Częściowo połączony producent nadal zależny jest od cotygodniowych lub codziennych spotkań produkcyjnych, które są teraz wirtualne. Dla niektórych pracowników wprowadzono aplikację do zarządzania projektami do użytku wewnętrznego, dzięki czemu mogą oni śledzić koszty, zadania i produkcję, szukając bardziej trwałego rozwiązania. Takie metody tworzą niepowiązany i uciążliwy system śledzenia, zbyt zależny od czynnika ludzkiego. Wymagania od personelu nauczenia się nowych mechanizmów w niespokojnych czasach, szczególnie podczas pracy zdalnej, stwarza większe ryzyko niewłaściwego ich stosowania i wymaga bardzo czasochłonnej komunikacji między działami. Utrudnia to kierownictwu analizę operacji, zrozumienie obszarów, które są pod większą presją niż inne, oraz sposób zapewnienia odpowiedniego personelu.
Natomiast pracownicy podłączonego producenta mogą bez trudności pracować zdalnie. Nie współpracują z nowymi platformami ani nie wymagają specjalnego szkolenia. Platformy mają zainstalowane na swoich laptopach. Ponieważ w dużym stopniu polegają na narzędziach internetowych, mogą uzyskać dostęp do niezbędnych informacji z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Pracownicy szybko przeglądają produkcję i planowanie zamówień w toku, oferty oczekujące na akceptację i wymagania dla każdego zamówienia na podstawie swoich uprawnień. Zmniejsza to komunikację między działami i pozwala kierownictwu lepiej zrozumieć, które obszary wymagają personelu i innych zasobów.
Gdy oferta zostanie zaakceptowana przez częściowo połączonego producenta, dział inżynieryjny finalizuje planowanie i planowanie ścieżki produkcyjne oraz wysyła ją do działu operacyjnego. Aby zmniejszyć bezpośrednie kontakty, inżynierowie tworzą przepływ pracy tak, aby wyeliminować użycie papieru. Teraz na każdej stacji roboczej używają laptopów i tabletów do komunikacji za pośrednictwem wewnętrznej aplikacji firmowej do czatu. Kiedy operatorzy lasera kończą cięcie, powiadamiają następną osobę i inżyniera, wysyłając instrukcje dotyczące następnych operacji.
Nikt nie może zobaczyć statusu wszystkich prac w czasie rzeczywistym. Gdy klient dzwoni z prośbą o aktualizację statusu, sprzedawca nadal musi skonsultować się z działem produkcji w celu uzyskania odpowiedzi. Bez metod przechowywania i analizowania tych danych wycena nadal wymaga tylu punktów kontaktu, co wcześniej.
U producenta z pełną łącznością maszyny są podłączone, dlatego nie zauważa on wielu zmian w przepływie pracy. Inżynier nadal generuje programy z dowolnego miejsca i kieruje je na odpowiednie stacje robocze. Po zakończeniu każdego procesu operatorzy kontynuują walidację swoich zadań za pomocą skanerów kodów kreskowych, wprowadzając dane na tabletach lub zgłaszając status maszyny do systemu MES firmy.
Zainteresowane strony mają w każdej chwili dostęp do odpowiednich informacji. Ponadto system nieustannie przechowuje dane i tworzy coraz większy zestaw próbek, dzięki czemu wyceny są dokładniejsze, a jednocześnie oferuje sposoby realizacji hipotetycznych scenariuszy.
Teraz, korzystając z przenośnych stacji roboczych lub tabletów oraz aplikacji do zarządzania projektami, producent częściowo połączony zaczyna uzyskiwać informacje o stanie produkcji. Ponownie jest to krok we właściwym kierunku, ale nadal wymaga od pracowników sprzedaży, aby żądali od działu produkcji informacji o aktualizacjach statusu. Aby uniknąć przeciążenia informacją, system jest skonfigurowany tak, aby tylko niektóre zainteresowane strony w procesie miały dostęp do informacji. Niestety tworzy to przeszkody między działami, ponieważ dla produkcji może nie być wskazane, by dział sprzedaży miał pełny dostęp do jej informacji.
W przeciwieństwie do tego połączony producent korzysta z wielu metod śledzenia produkcji, a jego pracownicy mają już skonfigurowane odpowiednie systemy do śledzenia produkcji. W rzeczywistości jego sklep zaczął działać online, aby klienci mogli zobaczyć w czasie rzeczywistym, że dana część właśnie wyszła z lasera i przechodzi do następnej fazy.
W dzisiejszych zaawansowanych fabrykach można znaleźć maszyny połączone z Internetem, tablety do śledzenia produkcji, zrobotyzowane systemy odbioru części i inne połączone komórki robocze. Wszystkie te systemy mogą być programowane i monitorowane z odległych lokalizacji, co zapewnia liczne korzyści.
Wraz ze wzrostem produktywności i produkcji łączność umożliwia zespołom sprzedaży szybkie i dokładne kosztorysowanie. Co najważniejsze, łączność umożliwia producentom przechowywanie i analizowanie aktualnych danych produkcyjnych w celu podejmowania najbardziej świadomych decyzji dotyczących ich działalności. W tych niepewnych czasach, w których informacje zmieniają się tak szybko, decyzje oparte na aktualnych danych nigdy nie były bardziej wartościowe.
Po zapoznaniu się z tymi dwoma scenariuszami, w której lidze chcesz grać, w połowicznie połączonej czy w pełni połączonej?
